Een congres succesvol organiseren, 5 tips!

Carrière en Werk

Als je een congres gaat organiseren zijn er heel veel dingen om rekening mee te houden. In deze blog helpen we jou hierbij!

De doelgroep

Naar een congres komen een meestal een hoop mensen. Om te zorgen dat de juiste mensen komen is een heldere doelgroepbepaling essentieel. Zeker op het moment dat sponsoren betrokken zijn bij het congres is dit van belang. Kijk hierbij goed naar welke doelgroep aansluit bij het onderwerp van het congres.

Het doel

Een congres organiseer je natuurlijk niet zomaar. Stel een doel op van wat je ermee wilt bereiken. Dit kan een bepaald aantal mensen zijn, maar waar leidt dit uiteindelijk toe? Breng het doel helder in kaart zodat je het programma van het congres hierop aan kunt passen.

Budget

Een congres kan een hoop kosten. Zorg daarom dat je de kosten in kaart brengt. Je wilt namelijk niet over je budget heengaan. Een vast budget zorgt ervoor dat je automatisch veel kritischer kijkt naar de kosten van het congres. Hierdoor wordt je achteraf niet verrast met onvoorziene kosten.

Locatie

Een goede locatie vergroot de kans dat er mensen komen. Zorg dat de locatie goed te bereiken is voor de doelgroep voor zover als dat dit mogelijk is. Goede aansluitingen met openbaar vervoer zijn het meest ideaal voor een congreslocatie. Verder is de ruimte natuurlijk belangrijk. Aan de hand van de groep die is uitgenodigd kan een schatting worden gemaakt van het aantal verwachte aanwezigen. Zo kan bepaald worden of de beoogde zaal voldoende plaatsen ter beschikking heeft.

De inhoud

De mensen komen natuurlijk alleen als de inhoud hen aanspreekt. Zorg dat je relevante sprekers hebt die veel kennis hebben over het onderwerp. Je kunt deze extern benaderen, maar misschien is er al veel kennis over het onderwerp binnen je bedrijf aanwezig. Maak hier een goede afweging in.

Promotie

Tot slot wil je natuurlijk dat de zaal gevuld is. Om hiervoor te zorgen kan je promotie maken voor het congres. Social media wordt tegenwoordig gebruikt, maar andere bedrijven kunnen hier soms ook mee helpen.

Gebruik een checklist

Een checklist is de manier om de overzichtelijkheid in je hoofd te bewaren. Er komen veel onderdelen kijken bij het organiseren van een congres, dus de kans dat je iets vergeet is groot. Met behulp van een checklist kun je precies zien wat je nog vergeten bent en wat er al wel geregeld is. Doe zeker ook op de laatste dag nog een check of alles daadwerkelijk geregeld is. Verder is het handig als de organisator ook de contactpersoon is bij het congres. Bij een contactpersoon kunnen de deelnemers altijd langsgaan, waardoor één iemand van alles af weet.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *